Wenn Ihr Excel-"Meisterwerk" auf die Realität trifft - und verliert

08 Okt 2025

Dieser Blog behandelt:

• Warum individuelles Fachwissen uns blind machen kann für bereits vorhandene systematische Lösungen
• Wie Unternehmen unbewusst ineffiziente Prozesse aufrechterhalten, indem sie unbekannte Systeme meiden
• Der Unterschied zwischen echten Best Practices und dem, was wir uns einreden, dass es gut funktioniert

 

"Sie wissen nur, was Sie wissen."

Die obige Aussage mag offensichtlich erscheinen, aber sie hat meine gesamte Karriere geprägt.

Ich hörte ihn zum ersten Mal vor vielen Jahren, als ich als Produktionsplaner arbeitete. Unser Coach Oliver Wight hatte mir gerade ziemlich unverblümt gesagt, dass meine Planungsfähigkeiten nicht so gut seien, wie ich dachte. Die Sache ist die, dass ich wirklich glaubte, dass ich recht gute Arbeit leistete.

Mein Vorgehen erschien mir logisch: Ich erstelle einen Plan in Excel, drucke ihn aus, gebe ihn der Produktion und erwarte, dass er befolgt wird. Ich hatte diesen Plan entwickelt, indem ich akribisch die Datei mit den Kundenaufträgen (ebenfalls eine Excel-Tabelle) durchforstete und feststellte, welche Produkte wir in jeder Produktionseinheit benötigen. Dann glich ich dies mit einer anderen Excel-Datei ab, die den aktuellen Lagerbestand anzeigte, und konnte von dort aus bestimmen, was wir herstellen mussten.

Ich war ziemlich stolz auf dieses System. Vor meinem "überlegenen Ansatz" erhielt die Produktionsabteilung eine Liste von Kundenaufträgen und musste die Dinge selbst in die Hand nehmen und hoffentlich die Dinge in der richtigen Reihenfolge und zum richtigen Zeitpunkt herstellen, um die Kundenaufträge zu erfüllen.

 

Wenn Vertrauen auf Realität trifft

Das Unternehmen hatte beschlossen, die Effizienz und den Kundenservice zu verbessern, indem es Oliver Wight als Berater engagierte, mit dem Ziel, Klasse A in Planung und Kontrolle zu erreichen. Planung und Kontrolle der Klasse A basiert auf einer Reihe von Definitionen, die beschreiben, was vorhanden sein sollte, um sicherzustellen, dass Ihre Planungs- und Ausführungsprozesse auf einem vorgeschriebenen Leistungsniveau funktionieren und alle erforderlichen Attribute für zuverlässige und konsistente Ergebnisse enthalten. Zu diesem Zeitpunkt wusste ich das noch nicht. Ich hatte keine Ahnung, worum es dabei ging. Außerdem hatte ich dieses überlegene Planungssystem entwickelt, das ich für die beste Praxis hielt.

Bei meinem ersten Treffen mit unserem Coach Oliver Wight wurde ich gebeten, eine Kopie des Produktionsplans vorzulegen. Eine selbstgefällige Version von mir, stolz auf meine Arbeit, druckte schnell meine Excel-Tabelle aus und übergab sie. Ich verschränkte die Arme und lehnte mich zurück, weil ich dachte, das wird ein Kinderspiel, er wird sicher beeindruckt sein.

"Das ist kein Plan", sagte der Mann, der mein sorgfältig ausgearbeitetes Dokument in der Hand hielt.

"Ja, das ist es", antwortete ich.

Die nächsten Minuten glichen einer Pantomime mit dem Hin und Her von"Nein, das ist es nicht" und"Doch, das ist es", bis der Berater ungeduldig wurde und mich bat, meinen Schreibtisch zu benutzen, um mir zu zeigen, woher der Plan eigentlich kommen sollte.

Er tippte schnell auf meine Tastatur, um eine Work-to-List aus unserem Enterprise Resource Planning (ERP)-System aufzurufen, und begann zu erklären, dass dies die Quelle für unseren Plan sein sollte. Ich hatte diese Transaktion noch nie gesehen. Wir benutzten das System, um die Produktion zu erstellen, freizugeben und nach der Fertigstellung zu verbuchen, indem wir Arbeitsaufträge erstellten. Das war das Ausmaß meiner Interaktion mit dem System mit dem grünen Bildschirm, das für mich so interessant war wie ein Ausflug zum Supermarkt an einem nieseligen Sonntag.

Ich gebe zu, dass ich nicht einmal wusste, warum wir die Aufträge vor der Buchung der Produktion freigegeben haben. Es war einfach eine Anweisung, die ich erhalten hatte.

 

Eine große Offenbarung

Der Berater erklärte mir, dass die Auftragsliste ungültig sei und wies auf die vielen überfälligen und teilweise abgeschlossenen Bestellungen hin. Er erläuterte mir die Auswirkungen und wie diese Aufträge mit den untergeordneten Materialplänen der Beschaffung verknüpft waren. Er erklärte mir, wie Arbeitspläne und Stücklisten funktionierten, wie das System an Kundenaufträge gekoppelt war, untersuchte die Lagerbestände und berechnete, was wann hergestellt werden musste.

Er erklärte mir gerade die Prinzipien der Materialbedarfsplanung (MRP).

Plötzlich wurde mir klar, dass mein Planungsprozess, den ich für die beste Praxis gehalten hatte, eher eine schlechte Praxis zu sein schien. Die Erkenntnis, dass dieses System mit grünem Bildschirm all dies erledigen konnte, ohne dass ich mich durch Excel-Tabellen wühlen und diese zusammenstellen musste, veranlasste mich, dieses MRP-Konzept weiter zu untersuchen.

Die Diskussion machte mir Lust, mehr über die Möglichkeiten des ERP-Systems und den Planungs- und Kontrollansatz zu erfahren, der zu meinem Erstaunen in der damaligen Class A Checklist for Business Excellence dargelegt und beschrieben wurde.

 

Eine bleibende Lektion

Was ich an diesem Tag gelernt habe, lässt mich immer wieder darüber nachdenken, was ich nicht weiß. Es ist mehr als wahrscheinlich, dass jemand bereits einen besseren Weg gefunden hat, um etwas zu tun, womit ich kämpfe, oder dass es bereits eine Lösung für ein Problem gibt, mit dem ich konfrontiert bin.

Eine weitere Erfahrung, die ich machte, betraf "Best Practice" und "Weltklasse" - diese Begriffe sind nicht unbedingt das, was sie vorgeben zu sein. In den 10 Jahren, in denen ich für Oliver Wight tätig bin, habe ich unzählige Unternehmen kennengelernt, die Weltklasse sein oder Best Practices umsetzen wollen. Wenn ich sie frage, was das eigentlich bedeutet, fällt es ihnen schwer, es zu definieren. Ich habe festgestellt, dass die Menschen in ein und demselben Unternehmen völlig unterschiedliche Ansichten darüber haben, was diese Begriffe bedeuten.

Sie wissen nicht, was sie nicht wissen.

Eine unangenehme Wahrheit ist, dass individuelles Fachwissen, so gut es auch gemeint sein mag, unsere Augen vor systematischen Lösungen verschließen kann, die bereits existieren. Bevor Sie davon ausgehen, dass Ihr derzeitiger Ansatz die beste Praxis darstellt, sollten Sie sich fragen, ob jemand anderes das Problem, das Sie angehen wollen, bereits gelöst hat - und ob die Werkzeuge zur Umsetzung dieser Lösung vielleicht schon direkt vor Ihnen liegen.

 

• Autor(en)

• 

---